Лицензирование и регистрация ТСЖ: все действия от документов до получения собственной печати

В чем необходимость процедуры?

Нужно ли и где регистрировать ТСЖ?

Товарищество собственников жилья – это организация, которая имеет своей целью осуществление действий по управлению многоквартирным домом, а также его благоустройством.

Так или иначе, но товарищество – это некоммерческая организация в форме юридического лица, в состав которой входят владельцы недвижимого имущества.

Именно эти люди несут ответственность за свой дом, поэтому данная организация является наиболее популярной и востребованной формой управления (читайте о плюсах и минусах ТСЖ).

Если вдруг решили что сможете создать товарищество самостоятельно, верите в свои силы, а главное, знаете, как это правильно сделать, то можете приступить к самому важному вопросу – а именно регистрации товарищества.

Нужна ли данная процедура для формирования органа управления или же товарищество может существовать и без регистрации?

Так как товарищество является юридическим лицом, а значит – налогоплательщиком, то вопрос о необходимости произведения регистрации встает сам собой.

Вне зависимости от того, на сколько хотите создать тсж, каков будет его состав и так далее, можно говорить о том, что регистрация – это обязательная процедура, чтобы государство на обязательном уровне разрешила осуществление подобной деятельности.

О том, как пожаловаться на ТСЖ или выйти из него, можете узнать на нашем сайте.

Делопроизводство в ТСЖ

Как известно органами управления и контроля в ТСЖ являются общее собрание собственников помещений многоквартирного дома, общее собрание членов ТСЖ, правление товарищества, председатель правления ТСЖ и ревизионная комиссия (ревизор). Документирование управленческой деятельности товарищества требует ведение своего делопроизводства. Протоколы общих собраний, заседаний правления ТСЖ и ревизионной комиссии, другие документы товарищества должны «как порох всегда быть сухими» и в любой момент могут востребоваться по любым основаниям. Как добиться учета и прохождение документов товарищества, их исполнения рассматривает председатель совета Ассоциации ТСЖ «Центр» Лев Матеров.

Документирование управленческой деятельности товарищества собственников жилья осуществляется на основе действующих обще-государственных нормативно-методических материалов. Само делопроизводство в товариществе просто необходимо «как воздух» для управленческой деятельности ТСЖ. И начинать его надо сразу, как только в многоквартирном доме образуется инициативная группа по выбору способа управления жилым домом.

Первый протокол заседания инициативной группы должен подтвердить намерение группы инициаторов-собственников создать в многоквартирном доме товарищество собственников жилья или взять жилой дом в управление без образования юридического лица или выбрать управляющую компанию любой организационно-правовой формы.

Инициативная группа должна обратиться к жителям дома с обращением, почему она хочет выбрать тот или иной способ управления жилым домом, провести анкетирование жителей с целью определить, что за контингент собственников, нанимателей, арендаторов проживает в доме, а также получить предложения от жителей кандидатур для будущего правления товарищества, комитетов и комиссий ТСЖ, в состав ревизионной комиссии и т.д. Все это пригодится при подготовке и проведении учредительного собрания и все это требует документального оформления и подтверждения.

Кроме того, инициативная группа несет известные денежные расходы по созданию и регистрации товарищества собственников жилья, которые потом будут разложены на всех собственников – членов товарищества пропорционально занимаемой площади. Их придется подтверждать на основании принятого устава ТСЖ, а затем утверждать на общем собрании членов товарищества. Отчитываться придется перед собственниками помещений многоквартирного дома за каждую потраченную копейку. Так, что любые расходы должны быть подтверждены документально: чеками, договорами, описями сбора средств с подписями собственников помещений и т.д.

Часть расходов жители могут компенсировать своими возможностями: у кого-то есть компьютер и принтер, кто-то имеет ксерокс, у кого-то есть возможность размножить материалы на работе и т.д. И все это нужно учитывать инициативной группе, чтобы потом не выяснять отношения с теми или иными собственниками дома. Поэтому ведение делопроизводства с самого начала позволяет в будущем избежать множества конфликтов в многоквартирном доме.

В случае выбора способа управления многоквартирном домом в виде ТСЖ, правление товарищества организует и ведет делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательным актам.

Инструкция по ведению делопроизводства утверждается решением правления товарищества и устанавливает общие требования к документированию деятельности и организации работы с документами в товариществе собственников жилья.

Ответственность за организацию делопроизводства в правлении товарищества, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами возлагается уставом товарищества на председателя правления. А председатель правления назначает из состава избранного коллегиального органа управления, ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов и в установленные сроки информирует правление о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление членов правления ТСЖ с нормативными и методическими документами.

При незначительном численном составе правления функции по ведению делопроизводства возлагаются на председателя правления. При уходе члена правления или работника в отпуск, выбытии в командировку, по болезни или увольнении имеющиеся у него документы по указанию председателя правления передаются другому члену правления или сдаются председателю правления.

Права, обязанности и ответственность лиц, отвечающих за ведение делопроизводства в товариществе, определяются их должностными инструкциями, а также соответствовать ГОСТу 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Основные виды документов товарищества и их реквизиты должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения. Некоторые ТСЖ имеют свою эмблему или «товарный знак». Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документах товарищества должно соответствовать вышеперечисленным ГОСТам.

Оформленные в соответствии с этим ГОСТом документы товарищества имеют юридическую силу и могут быть использованы в качестве аргументов в судах общей юрисдикции или арбитражном суде г.Москвы.

Наименование товарищества собственников жилья указывается в точном соответствии с его Уставом. Оно может располагаться в левом верхнем углу документа или сверху по-середине. Часто названия товарищества на собраниях предлагаются собственниками одни и те же. Так, наиболее часто повторяются названия из действующих ТСЖ «Наш дом» или название улицы, где расположен жилой дом, например «Арбат». В результате приходится иногда искать адрес товарищества по всему городу, а на почтовый адрес, например, ТСЖ «Арбат» может придти вся корреспонденция по этой улице. Поэтому, чтобы не было повторений, лучше включать в название почтовый адрес: ул.Профсоюзная д. 46, корпус 2.

Сокращенное название такого товарищества будет ТСЖ «Профсоюзная 46-2». Тогда уж точно вас ни с кем никто не спутает.

Название вида документа должно соответствовать табелю унифицированных форм документов, а заголовок к тексту документа должен соответствовать краткому изложению содержания документа товарищества. Он должен быть максимально кратким. Точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например, приказ (о чем?) о назначении главного бухгалтера ТСЖ, карточка (чего?) движения основных средств товарищества.

Датой документа товарищества является дата его подписания, для документа, принимаемого коллегиальным органом (общим собранием членов ТСЖ, правлением товарищества) – дата его принятия, для утверждаемого документа – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, например, председателем правления или главным бухгалтером ТСЖ. Необходимо помнить, что документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена иная дата. Так, например, датой создания ТСЖ (по закону о государственной регистрации юридических лиц …) является не дата проведения общего собрания собственников помещений многоквартирного дома по выбору способа управления домом, а дата регистрации товарищества в качестве юридического лица в налоговой инспекции № 46 г. Москвы и т.д.

Даты подписания, утверждения, согласования документа товарищества, а также даты, содержащиеся в тексте должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год (например, 24.06.2005 г.).

В текстах документах товарищества, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 28 июня 2005 г. При ссылке в тексте на правовой акт, хозяйственный договор ТСЖ или иной документ дата оформляется следующим образом: договор № 36-Д от 28.06.2005 г.

Документы, направляемые сторонним организациям от имени ТСЖ, подписываются председателем правления, его заместителем или управляющим (управляющей компанией). В состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка. Например, – Председатель правления ТСЖ «_____» (В.В.Иванов).

Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа. Например, общего собрания собственников помещений многоквартирного дома – председателем собрания и его секретарем.

В документах, подготовленных комиссией или комитетом при ТСЖ, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии. При подписании документа товарищества несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должностное лицо товарищества, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим обязанности председателя правления или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ и его фамилию (исправления «и.о.», «зам.» вносятся машинописным способом или от руки). Не допускается подписывать документы товарищества с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Отметка об исполнении документа товарищества и направление его в дело включает краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер. На документе ставится о, номер дела, в котором будет храниться документ, дата, подпись исполнителя или руководителя, в котором исполнен документ.

Документы утверждаются решениями общего собрания собственников помещений многоквартирного дома, общего собрания членов ТСЖ, правлением товарищества, ревизионной комиссией или председателем правления. Утверждение документов товарищества производится проставлением грифа утверждения. Грифы утверждения оформляются следующим образом: УТВЕРЖДАЮ. Председатель правления ТСЖ «_____», (личная подпись, инициалы, фамилия), дата 00.00.00 г. или УТВЕРЖДЕНО. Протокол общего собрания ТСЖ «_______» № ____ от 00.00.00 г.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица, их наименования пишут в именительном падеже. При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата.

Полный почтовый индекс указывается при направлении документа товарищества разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Например: Товарищество собственников жилья «Ясеневый – 19», 117593 г.Москва, Ясеневый бульвар д.19. Надо иметь ввиду, что председатель правления ТСЖ избирается на два года и, чтобы не править правоустанавливающие документы ТСЖ каждый раз – указывается только номер жилого дома. Тем более за каждое изменение в правоустанавливающих документах ТСЖ надо платить госпошлину в размере 2000 рублей. При избрании нового председателя правления необходимо написать в почтовое отделение, обслуживающее дом, номер квартиры председателя, по которому присылается вся корреспонденция.

Учитывая новые электронные средства информации и возможность отправлять с ЭВМ электронные письма и сообщения: интернет, электронную почту, мобильную связь на бланке ТСЖ можно указать их персональный адрес председателя правления или одного из членов правления, а если у товарищества есть свой электронный почтовый ящик правления, то и его конкретный электронный ящик. Электронная почта дает возможность проводить виртуальные заседания правления, обмениваться данными и принимать оперативно решения.

Требования к оформлению документов, посылаемых электронной почтой, аналогичны требованиям ГОСТов.

Если документ товарищества имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется, по следующей форме: ПРИЛОЖЕНИЕ: на 10 л. в 3 экз. Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого. ПРИЛОЖЕНИЕ: «Список льготников – членов ТСЖ» на 3 л. в 1 экз. или «Справка расчет задолженности членов ТСЖ по ЖКУ» на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа товарищества реквизиты.

Это только некоторые требования делопроизводства в товариществе собственников жилья. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (приказ по ТСЖ, инструкция, протокол общего собрания, уведомление об общем собрании, выписка из протокола общего собрания, расчет долей собственников помещений в общей долевой собственности многоквартирного дома, заявление о вступление в члены ТСЖ, обязательство по платежам, справка о собственнике помещения в многоквартирном доме, справка об отсутствии задолженности по оплате ЖКУ и т.п.), перечень документов ТСЖ, правления ТСЖ, порядок оформления документов правления товарищества, список членов ТСЖ, документы для текущей работы председателя правления (распорядительные и нормативно-справочные), примерный перечень документов, на которых ставится печать ТСЖ, примерный перечень документов, подлежащих утверждению на правлении товарищества, порядок формирования дел, примерный перечень управленческих документов ТСЖ с указанием сроков хранения, требования к «деловому письму» и т.д. Все это в следующих статьях.

Источник:

Законодательный регламент

В законодательстве как нельзя лучше освещен аспект регистрации товарищества по закону. Так как все вопросы, связанные с жилищной сферой находятся в ведении жилищного кодекса, то и вопросы регистрации также следует поискать там, а точнее – ответы на вопросы собственников.

Так, статья 136 Жилищного кодекса рассказывает нам не только об основных этапах создания товарищества, но и утверждает, как именно должна происходить данная процедура.

Согласно данной статье прохождение процедуры регистрации обязательно на начальном этапе создания товарищества, еще до момента начала его официальной работы.

Об обязанностях управляющего ТСЖ можете узнать из нашей статьи.

Как зарегистрировать ТСЖ? Пошаговая инструкция далее.

Что делать, если не все жильцы согласны с его положениями?

Перед принятием документа происходит его обсуждение и внесение поправок с учётом мнения жильцов-членов созданного товарищества, но если ряд владельцев недвижимости в доме не согласны с отдельными пунктами, они могут предпринять одно из следующих действий:

• организовать инициативную группу для принятия поправок в устав;
• выйти из ТСЖ;
• обратиться в суд или жилищную инспекцию.

Для созыва собрания с целью принятия поправок достаточно, чтобы обладатели 10 процентов всех голосов, распределённых пропорционально занимаемым квадратным метрам, обратились с соответствующим уведомлением в правление или к председателю.

ВАЖНО! В случае, когда отдельные пункты устава противоречат жилищному законодательству или косвенно могут нанести ущерб отдельной группе собственников квартир, то они вправе обратиться в жилищную инспекцию с жалобой для организации внеплановой проверки ТСЖ и его уставных документов (п. 4.2 ст. 20 ЖК РФ).

Если члена жилтоварищества категорически не устраивают отдельные положения устава и ему не удаётся убедить своих соседей в необходимости поправок, он может выйти из состава участников ТСЖ и получать коммунальные ресурсы и иные услуги по отдельному соглашению, заключенному с правлением.

С чего начать?

Регистрация товарищества собственников жилья только на первый взгляд может показаться сложной и утомительной процедурой. На самом же деле, это достаточно простое действие, которое под силу осуществить любому человеку, знающему закон.

Первым делом должны понять, насколько сильно желание создать тсж. Ознакомьтесь с основными принципами функционирования этого органа и если не пугает большой объем ответственности – приступайте к следующему шагу.

А следующий шаг – это получение одобрения от собственников. Для того чтобы ТСЖ было создано на базе вашего дома или же нескольких домов, нужно организовывать собрание собственников. Приготовьтесь к тому, что придется встретиться с множеством вопросов и недоверий.

Вы должны оповестить каждого жильца о том, где будет проходить собрание, во сколько, а также по возможности попросить его явиться в полном составе семьи.

На собрании вы должны ознакомить жильцов с сутью своих требований и основания для создания тсж, обосновать свою позицию и проводимую политику в будущем. Далее, можете попросить собственников проголосовать за или против создания тсж.

Напомним, что решение считается действительным, когда принято большинством голосов, то есть когда за то или иное решение за больше половины присутствующих.

Кстати, о присутствующих. Вы должны назначить секретаря собрания, который должен зафиксировать, кто именно явился на собрание. Собрание не может проводиться, а результаты голосования считаются недействительными в случаете, если на собрание явились меньше половины проживающих собственников дома.

Если же собрание прошло отлично и вас поддержала основная масса жильцов, можете переходить к следующему шагу.

О том, обязательно ли ТСЖ иметь свой официальный сайт, можете узнать из нашей статьи.

Реорганизация

Возможность реорганизации товарищества предусмотрена статьей 140 ЖК РФ. ТСЖ может быть преобразовано в жилищный или жилищно-строительный кооператив.

Реорганизация товарищества может происходить в форме:

• Присоединения. Права и обязанности товарищества переходят к юридическому лицу, к которому оно было присоединено.
• Преобразования. Передача прав и обязанностей новообразованному юридическому лицу от реорганизованного.
• Слияния. Новообразованное юридическое лицо принимает на себя права и обязанности нескольких товариществ.
• Выделения. Происходит разделение обязанностей и прав между юридическими лицами.
• Разделения. Возникшие юридически лица принимают на себя обязанности и права реорганизованного.

Причинами могут стать такие, как:

• реорганизация товарищества в ЖСК;
• изменение формы управления МКД, то есть передача прав УК;
• отказ от услуг управляющей компании и вхождение в состав товарищества (о том может ли управляющая компания управлять домом совместно с ТСЖ, читайте тут).

Решение о реорганизации товарищества принимается на общем собрании большинством голосов. После образования нового юридического лица его необходимо зарегистрировать. Для этого потребуется обратиться с заявлением в ФНС. К обращению нужно приложить учредительные документы, протокол общего собрания и квитанцию об оплате государственной пошлины.

ТСЖ — это группа собственников, которые совместно управляют общим имуществом и решают жилищно-коммунальные вопросы. Читайте наши статьи о структуре ТСЖ, о финансово-хозяйственной деятельности и отчетности, о ликвидации, о разнице ТСЖ и ТСН, о претензиях к ТСЖ.

Отличается ли процедура от открытия и чем?

Единственное отличие реорганизации от открытия заключается в том, что полномочия от одной организации переходят к другой, либо расширяется их действующий перечень. В случае с открытием круг прав и обязанностей определяется заново.

В остальном процедура отличий не имеет. Для реорганизации потребуются те же документы, что и для образования товарищества. Сроки регистрации в ФНС одинаковые.

Создание ТСЖ является результатом волеизъявления собственников жилья. Образованное товарищество должно пройти государственную регистрацию, наравне с другими юридическими лицами. Учредителям потребуется собрать ряд документов и оплатить государственную пошлину.

Куда обратиться?

Составьте документы, которые будут регулировать деятельность вашей организации.

Вам необходимо разработать устав и в порядке собрания обсудить его положения с владельцами помещений в многоквартирном доме. Кроме того из активных членов собрания вам нужно сформировать правление товарищества.

По факту завершения бумажной волокиты, прежде чем открыть счет товарищества собственников жилья вы должны явиться в налоговый орган, а именно в ближайшую налоговую инспекцию.

Только после регистрации организации в налоговой она считается существующий и может осуществлять действия согласно уставу.

Что такое устав ТСЖ?

Основной документ ТСЖ — что это может быть?

Устав ТСЖ – это основной документ товарищества, регламентирующий его деятельность и определяющий полномочия его членов. По значимости это второй документ после жилищного кодекса, которым должны руководствоваться жильцы-члены товарищества.

У каждого ТСЖ есть устав. Он является одним из официальных учредительных документов, наличие которых обязательно для товариществ собственников.

Документы

Для того чтобы в налоговой приняли ваше обращение, необходимо составить пакет из следующих бумаг:

1. Паспорт регистрирующего.
2. Устав организации, составленный и принятый собственниками.
3. Протокол собрания, где проходило голосование.
4. Состав правления.
5. Договор многоквартирного дома на принятие услуг.
6. Заявление на создание организации.

О том, как составить заявление на вступление в ТСЖ, читайте в нашей статье.

Все документы должны быть нотариально заверены и иметь как минимум две копии.

Как правильно оформить заявление? Заявление составляется строго в печатной форме и по образцу, который можете, как получить в налоговой инспекции, так и скачать с сайта налоговой.

Заполняться данный документ должен в четком соответствии с образцом, не допускаются ошибки и неточности формулировок.

Заполнять данное заявление должно лицо, которое планирует стать председателем.

Заявление должно быть составлено на чистом белом листе формата а4, шрифт компьютера выбирается стандартный.

Что необходимо отразить в содержании?

Согласно пункту 2 ст. 135 ЖК РФ, типовой уставной документ жилтоварищества должен содержать следующие данные:

• название товарищества;
• адрес места нахождения;
• предмет и цели деятельности;
• порядок вступления и выхода жильцов из товарищества;
• состав руководящих органов;
• полномочия руководства и регламент принятия решений;
• регламент деятельности ревизионной комиссии;
• порядок созыва и проведения общих собраний жителей;
• прочие условия деятельности.

К прочим условиям могут относиться порядок заключения соглашений с подрядными организациями и правила ведения бухгалтерии.

Сроки оформления и стоимость

Оформляется ТСЖ как организация-налогоплательщик в течение одного дня. Если же, не донесли, какие либо документы или к вам есть вопросы – процедура оформления может затянуться до нескольких дней.

Так или иначе, но срок будет варьироваться в зависимости от степени подготовки.

Стоимость оформления регистрации обойдется в полторы тысячи рублей.

Какие документы выдаются после?

После регистрации выдаются налоговые документы. Так, выдается свидетельство о существовании вас как юр. лица, а также документ, который свидетельствует о том, что вы внесены в реестр юридических лиц, то есть выписка из него.

О том, как вступить в члены ТСЖ, читайте в нашей статье.

Причины отказа

Когда могут отказать? Отказать в регистрации могут в ситуации, когда не предоставлен какой либо документ, а также в ситуации, когда вы не имеете полномочий на открытие ввиду каких либо обстоятельств. Например, не проводили собрание собственников, или результаты голосования были неприемлемыми.

О том, как проводится заочное голосование собственников ТСЖ, читайте в нашей статье.

Порядок принятия

Решение о принятии устава принимается на общем собрании жильцов. На этапе согласования должны присутствовать все члены ТСЖ, но на практике это бывает редко. Поэтому закон допустил заочное голосование без присутствия на общем сборе.

1. Собрание проводится в соответствии с законодательными нормами, прописанными в ст. 45-48 ЖК РФ. О проведении общего собрания собственники предварительно уведомляются. В уведомлении содержится информация о конкретной дате, времени и месте сбора, повестке дня.
   Устав принимается в том случае, если количество проголосовавших за принятие документа составляет большинство от общего количества голосов собственников квартир в доме (п.2 ст. 135 ЖК РФ).
2. Процесс голосования может происходить при сборе жильцов или в формате заочного голосования, так как одновременное присутствие необходимого количества собственников жилых помещений не всегда возможно.
   При заочном формате голосования каждому владельцу вручается распечатанный бланк протокола, и голосование происходит на дому. Все детали устава в таком случае обсуждаются предварительно.
3. После проведения голосования и подготовки самого устава документ подписывается председателем собрания или председателем правления, который избирается путем такого же голосования участников ТСЖ.
4. Когда все приходят к единому мнению, можно переходить к утверждению документа. Устав считается принятым, если за него проголосовало ⅔ участников. В законодательстве такие требования не указаны, но, как правило, после принятия устав прошнуровывают и нумеруют страницы. Документ в готовом виде отдают на подпись председателю, собственники квартир устав не подписывают.
5. После завершения процедуры составления устава ТСЖ вместе с уставом регистрируется в установленном законом порядке. Устав хранится у председателя товарищества.

Особенности и нюансы

Оформление в налоговой является первоочередным и главнейшим действием ведь только после этого лицо становится официальным налогоплательщиком, а значит, может осуществлять свою деятельность.

Нужно ли заказывать печать ТСЖ? После процедуры оформления в налоговой вы должны заказать печать, которая отныне будет ставиться на все документы.

Можно ли пройти регистрацию ТСЖ на «Госуслугах»? Портал государственных услуг не поможет полностью пройти процедуру регистрации юридического лица, но позволит записаться на прием в налоговую инспекцию, подскажет какие документы нужно собрать.

О том, как зарегистрировать ТСЖ в ГИС ЖКХ, читайте в нашей статье.