Как заполнить форму 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года. Полное руководство

Форма отчета 6-НДФЛ

Приказом ФНС России от 28.09.2021 № ЕД-7-11/[email protected] внесены изменения в действовавшие ранее форму и порядок заполнения 6-НДФЛ в 2021 году для налоговых агентов, утвержденные Приказом ФНС № ЕД-7-11/[email protected] от 15.10.2020.
ВАЖНО!

В расчет с 2021 года включена справка о доходах и расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, для формы 6-НДФЛ (бывшая форма 2-НДФЛ), но сдавать этот раздел следует только по итогам года.

Отчет, который показывает расчет сумм налога на доходы физических лиц, сдается поквартально. В каком формате и как заполнять новую форму 6-НДФЛ в 2021 г. зависит от численности сотрудников:

• в электронном формате, если за отчетный квартал в организации производились выплаты в пользу 10 человек и более;
• если организация отчитывается меньше чем за 10 человек, то форму разрешат сдать на бумажном носителе.

Сумма налога указывается в рублях, а сумма дохода — в рублях и копейках.

ВАЖНО!

Расчет 6-НДФЛ обновили в очередной раз. Это необходимо в связи с поправками, внесенными в Налоговый кодекс РФ. Изменились:

• коды отчетных периодов;
• раздел 2;
• справка о доходах и суммах налога физического лица (отчетная форма).

Подробнее: форму расчета 6-НДФЛ опять изменят

Законодательство

Соответственно закону, с 1993 года жить можно на территории жилого дома, квартиры, комнаты, жилья, где гражданин планирует постоянно или в основном находиться как собственник, арендатор или на иных законных основаниях.

То есть, прописка возможна исключительно в помещениях жилого назначения, которые признаны подходящими для жизни. Жилым признается изолированная и недвижимая жилплощадь, которая отвечает всем санитарным и техническим стандартам.

Законодательная база регистрации по месту проживания включает:

• Основные права и обязанности граждан, их возможности.
• Требования по вопросам оформления, состояния жилого помещения и его соответствия нормам и регулировка моментов для проживания супругов или родственников.
• Закон о праве свободного передвижения населения РФ и самостоятельного выбора территории проживания и нахождения.
• Возможность регистрации на территории садовых участков.

Сроки сдачи отчетности

Форму 6-НДФЛ направляют в налоговую инспекцию не позже последнего дня месяца, идущего за отчетным кварталом. Для годового расчета действует увеличенный срок — не позднее 1 марта следующего года.

ВАЖНО!

За 3-й квартал 2021 года отчитайтесь не позднее 01.11.2021, так как 31.10 — это воскресенье.

Собрали в таблице сроков сдачи 6-НДФЛ в 2021 году актуальную информацию:

Про хорошее

В Госдуму поступили поправки в статью 427 НК РФ, которые расширяют льготы по страховым взносам для общественных организаций инвалидов. Новые нормы устанавливают для указанных организаций пониженные тарифы страховых взносов на постоянной основе: на обязательное пенсионное страхование — 10%; на обязательное социальное страхование — 0%; на обязательное медицинское страхование — 5%.

Минэкономразвития предупредило организации и ИП, что в период нерабочих дней с 30 октября по 7 ноября, включая нерабочие дни, которые установили у себя регионы, проверки контрольными органами деятельности предпринимателей приостанавливаются.

Штрафы за отчетность

За несоблюдение сроков сдачи отчета предусмотрен штраф. Каждый месяц опоздания обойдется в 1000 рублей по нормам п. 1.2 статьи 126 НК РФ. Должностное лицо, отвечающее за непредоставление в срок отчетности по НДФЛ, оштрафуют на сумму от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

По статье 76 НК РФ, налоговая служба вправе заблокировать банковские счета налогового агента, который не сдал отчет.

ВАЖНО!

С 01.07.2021 правила блокировки изменились. Теперь ФНС должна предупредить об этой мере за 14 дней, а блокировать счет можно, если отчет не сдан через 20 рабочих дней после окончания срока, а не через 10, как было до сих пор.

В случае установления недостоверности сведений в расчете организацию оштрафуют на 500 рублей (п. 1 ст. 126.1 НК РФ). Следовательно, главбуху каждой организации надо позаботиться не только о том, как заполнить 6-НДФЛ без ошибок, но и как сдать отчет без нарушения сроков.

Неправомерная сдача отчета 6-НДФЛ на бумажном носителе грозит штрафом 200 рублей (ст. 119.1 НК РФ).

В КонсультантПлюс найдете не только порядок заполнения 6-НДФЛ с бланком и образцами, но и видеосеминар, который ответит на любые вопросы. Получите бесплатный доступ по ссылке ниже.

Итоги

Результат работы кассира на кассовом аппарате, оснащенном ЭКЛЗ, за смену (кассовая выручка) оформляется с помощью унифицированной формы КМ-6. В этом отчете указываются данные суммирующих счетчиков кассового аппарата и суммы полученной выручки. Отчет служит основанием для оформления прихода наличной выручки в операционную кассу налогоплательщика. С введением онлайн-касс необходимость в подобном отчете отпала.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Изменения в 6-НДФЛ, которые необходимо учесть в 2021 году

Для правопреемников реорганизованных компаний действует обязанность сдавать форму 6-НДФЛ, если сама фирма до окончания реорганизации этого не сделала. Такой порядок заполнения 6-НДФЛ следует соблюдать организации-правопреемнику:

• указать ИНН и КПП налогового агента в верхней части титульного листа;
• использовать код 215 в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)»;
• в реквизите «Налоговый агент» отметить название реорганизованного лица или его обособленного подразделения;
• в новом реквизите «Форма реорганизации (ликвидация) (код)» указать одно из значений: 1 — преобразование, 2 — слияние, 3 — разделение, 5 — присоединение, 6 — разделение с одновременным присоединением, 0 — ликвидация;
• указать «ИНН/КПП реорганизованной компании».

Кроме того, в правилах заполнения произошли и другие изменения, зависящие от того, кто сдает 6-НДФЛ:

• крупнейшие налогоплательщики приводят КПП согласно свидетельству о постановке на учет в налоговой по месту нахождения юрлица, а не по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
• организации — налоговые агенты, не являющиеся крупнейшими налогоплательщиками, должны указать в реквизите «По месту нахождения (учета) (код)» значение 214.

На титульном листе формы 6-НДФЛ указывают полные реквизиты документа, подтверждающего полномочия представителя. Форма 6-НДФЛ, объединенная со справкой 2-НДФЛ, действует с 1-го квартала 2021 года.

ВАЖНО!

В 2021 году компании, имеющие обособленные подразделения, вправе выбирать налоговую инспекцию для сдачи отчетности, если головная организация и обособленные подразделения расположены в разных муниципальных образованиях. Им необходимо уведомить все ФНС, в которых они стоят на учете, о своем выборе, направив не позднее 1-го числа налогового периода уведомление по форме, утвержденной Приказом ФНС № ММВ-7-11/[email protected] от 06.12.2019.

Приказ на отпуск по беременности, родам

Запомните, что здесь тоже крайне важно грамотно оформить приказ. Беременная работница не только получает возможность отдохнуть в соответствии с ним, но и имеет право на денежную компенсацию. Такое право регулируется трудовым кодексом РФ.

Сам факт беременности, предстоящего рождения ребёнка ещё не является основанием для отдыха, ведь всё необходимо подтвердить официально, зарегистрировать соответствующее заявление, выпустить приказ.

Составляют приказ на отпуск беременной женщины по форме Т-6 на основании набора бумаг. Будущая мама должна предъявить в первую очередь заявление, в котором просит дать ей декретный отпуск, начислить денежные выплаты. Также необходим официальный документ, где указывается планируемая дата появления ребёнка.

Женщина получает возможность отправиться отдыхать за 70 календарных дней до предполагаемой даты рождения ребёнка.

Нужна соответствующая справка из лечебного учреждения – женской консультации, а также листок нетрудоспособности. Такие документы любая будущая мама получит без проблем в том учреждении, где ведут её беременность.

Рассмотрим несколько важных моментов. Уделите внимание названию отпуска. Принято называть его декретным, но нужно использовать официальное наименование, которое даётся в ТК: отпуск по беременности и родам. Такая формулировка вписывается в строку Б.

Затем нужно указать длительность отпуска. Когда женщина беременна двумя и более детьми, возникают осложнения, он составляет 192 дня. При этом чаще всего используется стандартный период декретного отпуска – 140 дней. Обязательно указывают начальную, конечную дату отпуска.

Зачастую женщины решают использовать и тот период ежегодного отпуска, который у них остался. Можно оба отпуска оформить в одном документе Т-6. В графе А пишут про основной отпуск, а затем уже вносят в строку Б данные про декретный, после чего в строчке В суммируют сведения о двух периодах отдыха.

Пошаговая инструкция, как правильно заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2021

Хотя отчет действует уже не первый год, оформление 6-НДФЛ по-прежнему вызывает вопросы у работодателей и бухгалтеров. Кроме того, в него внесли целый ряд изменений, которые необходимо учесть при заполнении. В профессию приходят молодые бухгалтеры, которым требуются разъяснения. Специально для них разберем действия по шагам.

Документ состоит из следующих разделов:

1. Титульный лист.
2. Раздел 1 (отражается информация только за указанный квартал, без учета предшествующих периодов).
3. Раздел 2 (сведения формируются нарастающим итогом).
4. Приложение 1 (заполняется только в отчете за 4 квартал и содержит сведения о доходах каждого сотрудника, аналогичные отражавшимся ранее в справках 2-НДФЛ)

Рассмотрим инструкцию по заполнению 6-НДФЛ в 2021 году с примерами.

Титульный лист

Пишем полное название налогового агента. В соответствующих полях указываются ИНН и КПП организации, сдающей отчет. Если отчет сдается филиалом, то указывается КПП филиала. Указываем номер корректировки. Если форма 6-НДФЛ сдается первый раз за отчетный период, то в поле «Номер корректировки» отражаются нули.

Корректировка подразумевает изменение сведений, переданных в ФНС. Уточнение расчета по соответствующему отчетному периоду указывается номером корректировки: —1, —2. —3 и так далее.

Период предоставления 6-НДФЛ — квартал, за который отчитывается работодатель:

• 1-й квартал — код 21;
• полугодие — код 31;
• 9 месяцев — код 33;
• год — код 34.

Коды для организаций, осуществляющих передачу сведений на этапе реорганизации (ликвидации), указаны в приложении 1 приказа.

Налоговым периодом является календарный год, за который предоставляются сведения. В поле проставляются соответствующие 4 цифры. Затем в строке указывается код той налоговой инспекции, куда сдается отчетность. Это четырехзначный код, в котором:

• первые две цифры — номер региона;
• вторые две цифры — код инспекции.

ВАЖНО!

Отчетность направляется в инспекцию по месту нахождения организации или ее обособленного подразделения. ИП сдают отчет 6-НДФЛ в налоговую по месту жительства или осуществления деятельности.

Код «По месту нахождения (учета)» помогает определить, какая организация сдает отчетность. Полный перечень кодов содержится в приложении 2 к приказу.

Наиболее распространенные для организаций:

• по месту учета — 214;
• по месту учета обособленного подразделения — 220.

ИП тоже указывают специальные коды:

• по месту жительства — 120;
• по месту осуществления деятельности — 320.

Указываем код ОКТМО (муниципального образования) и номер телефона налогоплательщика. Как требует утвержденный приказом ФНС порядок заполнения отчета 6-НДФЛ, указывают код того МО, на территории которого расположена и зарегистрирована организация или филиал. Иногда гражданам выплачивают денежные средства (зарплату и премии) как головная организация, так и ее подразделение. В этом случае заполняются и сдаются сразу две формы с разными кодами по ОКТМО.

Раздел 1

Действующий порядок заполнения 6-НДФЛ за 4 квартал предписывает указывать в разделе 1 суммы налога, удержанные или возвращенные работникам в 4-ом квартале 2021 года. В бланках, действовавших ранее, такая информация не отражалась. Правила заполнения отчета объясняют, какие суммы нужно отражать в строке 030 раздела 1 расчета 6-НДФЛ: возвращенные налоговым агентом налогоплательщику.

ВАЖНО!

В новой форме не требуется указывать получение дохода и дату удержания налога.

Информацию указывают так:

• поле 021 — срок перечисления НДФЛ по ст. 226 НК РФ, то есть на следующий рабочий день после выплаты дохода, а для отпускных и больничных — последний день месяца, в котором они выплачены; фактическая дата перечисления роли не играет (письмо ФНС № БС-4-11/[email protected] от 01.12.2020);
• поле 022 — сумма, которую надо перечислить в срок, из поля 021; все доходы с одним сроком перечисления налога указывают одной суммой;
• поле 030 — сумма НДФЛ, возвращенного работникам в 4-ом квартале;
• поле 031 — дата возврата, поле 032 — возвращенная сумма.

Если возникает вопрос, как вычислить сумму удержанного налога в 6-НДФЛ, необходимо суммировать налог со всех доходов, выплаченных работникам в отчетном периоде.

Раздел 2

Ставки налога на доходы работников по трудовым договорам и лиц, выполняющих работы (оказывающих услуги) в рамках гражданских договоров: 13, 15, 30 и 35%. В 2021 году действует повышенная ставка 15% для больших доходов (свыше 5 млн рублей в год). В примере, как заполнить 6-НДФЛ за 4 квартал 2021 года, рассмотрена стандартная ставка НДФЛ — 13%. В случае исчисления налога по разным ставкам для каждой ставки будут формироваться те данные, которые относятся только к указанной ставке НДФЛ.

Действующие правила заполнения 6-НДФЛ (для чайников) предписывают заполнять раздел нарастающим итогом с начала года.

В строке 110 указывают общую сумму заработной платы работников за январь-декабрь и все полученные в 2021 году отпускные, больничные и другие доходы, без уменьшения на налог и вычеты. Отдельный пример заполнения отпускных отсутствует, их включают в общую массу вознаграждений работников. Сумму вычетов указывают в строке 130, а исчисленный НДФЛ — в 140.

В строке 160 указывают сумму налога, удержанного за 2021 г. Она не всегда совпадает с суммой НДФЛ в строке 140. В поле 170 укажите сумму НДФЛ, которую невозможно удержать до конца года. Например, налог с подарка физлицу, которое не получает постоянных денежных доходов в организации.

ВАЖНО!

В строках 110 и 112 не указывают сумму декабрьской зарплаты, выплаченной в январе. Сумму и дату уплаты НДФЛ с нее вписывают в раздел 1, а в раздел 2 — удержанный налог в строке 160.

О порядке указания зарплаты за прошлые периоды, выплаченной в текущем, налоговики разъяснили в письме от 13.09.2021 № БС-4-11/[email protected] Существуют альтернативные точки зрения Минфина, но так как проверку расчетов осуществляет ФНС, лучше ориентироваться на ее позицию в этом вопросе, чтобы не давать пояснений.

НДФЛ с зарплаты перечисляется не позже следующего дня после выплаты заработной платы работникам. А вот налог с отпускных и больничных разрешено уплатить не сразу. Главное — успеть до конца того месяца, в котором они были выплачены сотрудникам (ст. 226 НК РФ).

ВАЖНО!

Оформляя отчет, проследите за тем, какие новые поля включает в себя 2 раздел 6-НДФЛ и что в них указать. Следите, чтобы все ячейки в нем были заполнены. В ячейках без значений ставятся прочерки.

На титульном листе это правило тоже действует. Даже в самой длинной строке, содержащей название организации, все оставшиеся пробелы заполняются прочерками.

Кто такие резервисты и забронированные

Разъясним основные понятия для новичков в воинском учете.

Резервист (или военнообязанный) — гражданин, который, в случае необходимости (мобилизации) будет призван на военную службу. Все военнообязанные делятся на две категории:

• Граждане, которые отслужили в Вооруженных силах РФ и уволились в запас (в резерв). Они имеют военный билет и могут быть призваны для выполнения воинского долга все время вплоть до достижения предельного возраста. Предельный возраст варьируется в зависимости от рода войск и звания резервиста. Подробная таблица возрастов и званий приведена в ст. 53 Закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ «О воинской обязанности».
• Юноши допризывного и призывного возраста, подлежащие воинскому учету.

Забронированные граждане — это резервисты, работающие на должностях, которые будут необходимы предприятию-работодателю для выполнения задач в военное время. Чтобы не оставлять пустыми такие рабочие места, работодатель может оформить для военнообязанных работников на этих местах бронь от всеобщего призыва.

Бронирование — самостоятельный процесс воинского учета. Как правило, если у работодателя есть право на бронь, то этот процесс курируется отдельным специалистом, в нем разбирающимся. Тогда при подготовке Формы 6 по забронированным лицам лучше всего обратиться за данными к такому специалисту.

Бывшая справка 2-НДФЛ в составе расчета

Новое приложение № 1 к расчету содержит справку о доходах физических лиц (бывшая 2-НДФЛ). Работодателям не следует заполнять справки на всех сотрудников ежеквартально, их сдают только по итогам года. Пустое приложение ежеквартально подавать не надо.

На нашем примере заполнения 6-НДФЛ со справками 2-НДФЛ за 4 квартал 2021 покажем, как заполнить сведения на одного сотрудника:

Подробнее: как заполнить справку о доходах для выдачи работнику

Нулевой 6-НДФЛ

Обязанность сдавать в налоговый орган по месту своего учета расчет по форме 6-НДФЛ возникает, если налогоплательщик признается налоговым агентом, то есть осуществляет выплаты в пользу физических лиц. Если в течение отчетного периода доходы работникам не начисляются и не выплачиваются, предоставлять отчет не нужно. Об этом ФНС проинформировала в письме № БС-4-11/4901 от 23.03.2016.

Если в течение календарного года была хоть одна выплата в пользу физического лица, имеющая характер оплаты труда, больничного, материальной помощи, вознаграждения за оказанные услуги (выполненные работы) в рамках выполнения гражданского договора, то отчет составляется. Поскольку форма заполняется нарастающим итогом, в дальнейшем показатели из первого, второго и третьего кварталов будут сохраняться накопительным образом. Нулевого 6-НДФЛ не существует в принципе, в отчете все равно будут сведения хотя бы об одной выплате.

Если в прошлом году организация была налоговым агентом, а в текущем отчетном периоде по каким-то причинам перестала выплачивать доходы работникам, отчет в налоговый орган подавать нет необходимости. Хотя компания не обязана объяснять налоговикам, с чем связана утрата статуса налогового агента, рекомендуется отправить в ИФНС письмо о непредоставлении 6-НДФЛ, составленное в произвольной форме.

Заполнить форму 6-НДФЛ онлайн

Заполнить отчет онлайн есть возможность на сайтах разработчиков бухгалтерского ПО — «Мое дело», «Контур», «Небо» и других. Некоторые сайты позволяют это делать безвозмездно, но обычно сервисы требуют небольшой платы (до 1000 рублей).

Распространенные ошибки при заполнении

Кассиры-новички иногда допускают нелепую ошибку, вписывая вместо ИНН предприятия свой собственный ИНН. Разумеется, это неправильно. Идентификационный номер всегда должен принадлежать предприятию.

Графу 5 и 6 основной таблицы нельзя путать. В графу 5 вписывается ГРОСС-ИТОГ X-отчета, а в графу 6 – ГРОСС-ИТОГ Z-отчета. Наоборот быть не может. Эту ошибку часто допускают из-за невнимательности.

Остальные ошибки связаны с невнимательностью при вводе числовых значений. Например, можно перепутать дату или ошибиться, вписывая сумму. Такие ошибки недопустимы, поэтому кассиру следует проверять всё как следует.

Важно! Если в самом бланке КМ-6 есть опечатки, то кассира за них никто не накажет. Штраф может быть выписан только за ошибки в информации, которую лично вписывал кассир-операционист.