Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Буквенное обозначение, требуемое для некоторых документов приведено в таблице ниже:

Существует целый ряд нормативных актов, в той или иной степени регламентирующих виды и юридическую значимость как документов, удостоверяющих личность, так и их коды.

Нормативное регулирование

Список документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, в разных вариациях представлен в нескольких нормативных актах, а именно:

• в Законе РФ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан РФ»;
• в Законе РФ «О порядке выезда из РФ и въезда в Российскую Федерацию»
• в Указе № 1325 Президента РФ от 14 ноября 2002 «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения вопросов гражданства Российской Федерации»;
• в Законе РФ «Об актах гражданского состояния»;
• в Приказе № 524 Минпромторга РФ от 15 апреля 2011.

Если проанализировать все вышеперечисленные акты и свести представленные в них перечни документов, то список документов, удостоверяющих личность, можно подразделить на две группы – документов гражданина РФ и документов иностранного гражданина, пребывающего или въезжающего на территорию РФ.

Так, перечень документов, удостоверяющих личность гражданина РФ, будет примерно следующим:

• внутренний паспорт, в том числе и паспорт гражданина РФ для граждан, проживающих за пределами РФ;
• свидетельство о рождении;
• общегражданский заграничный паспорт;
• дипломатический паспорт;
• служебный паспорт;
• военный билет и временное удостоверение для лиц, проходящих военную службу;
• специальная форма, выдаваемая вместо паспорта на период времени, необходимый для оформления паспорта;
• паспорт моряка;
• справка осужденного, подозреваемого или обвиняемого, выдаваемая взамен изъятого паспорта.

Перечень документов, удостоверяющих личность иностранных граждан, находящихся или въезжающих на территорию РФ, включает в себя:

• внутренний или международный паспорт иностранца (в зависимости от пограничного режима с тем или иным государством);
• вид на жительство в РФ;
• удостоверение на временное проживание;
• удостоверение о предоставленном в РФ статусе беженца либо свидетельство о предоставлении убежища на территории Российской Федерации.

Как видно из списка, перечень документов достаточно разнообразен, причем каждый документ из перечня в той или иной степени зависит от вида правоотношений, для которых он создан.

Например, заграничный паспорт имеет цель удостоверения личности гражданина РФ за рубежом и при пересечении государственной границы, а паспорт моряка служит для документального обеспечения граждан РФ, находящихся в плавании.

То есть тот же заграничный паспорт или временная справка или паспорт моряка служат разным целям и при этом являются частичными эквивалентами основного внутригосударственного документа, а именно, внутреннего паспорта гражданина РФ.

Работодатель может попросить

В списке необходимых документов не содержится прямых указаний на многие бумаги, которые часто приходится на практике предъявлять по просьбе работодателя. Безусловно, непредоставление этих документов не должно повлечь отказа в трудоустройстве, а если повлекло, его можно оспорить через суд. Но стоит подумать, начинать ли сотрудничество с судебных разбирательств. Тем более, что в большинстве случаев просьба работодателя о тех или иных документах необременительна для соискателя, а часто – в его собственных интересах. Что может быть в пакете документов для трудоустройства, кроме обязательных бумаг?

1. Заявление о приеме. Оно будет написано сотрудником при оформлении по установленному в организации образцу. Иногда достаточно просто заполнить и подписать типовой бланк со стандартными реквизитами:
   • ФИО и должность работодателя;

   ФИО будущего сотрудника и его адрес;

2. заглавие документа – заявление;
3. просьба принять на определенную должность в том или ином структурном подразделении в конкретной организации;
4. особенности трудоустройства – неполный рабочий день, работа на ставку или ее долю, по совместительству, на определенный срок и др.;
5. подпись и расшифровка ФИО;
6. дата написания.

Заявление о приёме на работу будет подшито к личному делу сотрудника, которое оформят кадровики.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Формулировка должности, указанная в заявлении (как и впоследствии в трудовом договоре, трудовой книжке и других документах) должна дословно совпадать с указанной в штатном расписании.

7. Фотографии (обычно просят 3 шт. формата 3х4) потребуются для оформления личного дела, личной карточки сотрудника, рабочего пропуска и т.п.
8. Анкета – заполняется также в процессе оформления. Может быть нужна для внутреннего пользования.
9. Справка о заработной плате с предыдущего места работы. Предоставление этого документа целиком в интересах соискателя, поскольку, если он уйдет на больничный при минимальном стаже на новом месте, он может получить повышенные выплаты в связи с расчетом по предыдущим заработкам.
10. Характеристика от прежнего работодателя, особенно представляющая соискателя в выгодном свете, повысит его шансы на трудоустройство и лучшие условия работы при прочих равных обстоятельствах.

Зачастую бывшие работодатели оформляют характеристику по такой форме.

11. Дополнительные свидетельства квалификации: сертификаты соответствующих курсов, справки о прохождении аттестации, свидетельство об ученой степени и т.п.
12. Документы о составе семьи бывают нужны для дополнительных гарантий работодателя или предоставления сотруднику определенных льгот (например, материальной помощи, дополнительных отпусков и т.п.).
13. Любые документы, могущие повлиять на социальные льготы и начисление компенсаций:
    справка о беременности;
14. удостоверение многодетной семьи;
15. справка о наличии малолетних детей или близких родственников-инвалидов;
16. справка о донорстве;
17. свидетельство о работе в зоне радиоактивного заражения;
18. государственные награды и т.п.

Часто необоснованно требуют

Законодательно запрещено при приеме на работу требовать документы, не предусмотренные нормативными актами РФ: Трудовым кодексом, федеральными законами, постановлениями Правительства и указами Президента. Естественно, что и отказывать кандидату на основании отсутствия таких документов неправомерно. Тем не менее, нередко работодатели настаивают на обязательном наличии и предоставлении при трудоустройстве:

• ИНН – свидетельства регистрации гражданина как налогоплательщика;
• постоянной регистрации (прописки) в том регионе, где расположена организация работодателя.

Пытаться настаивать на своих правах и пытаться бороться с системой или же согласиться на требования работодателя, в каждом отдельном случае человек решает сам.

Где применяются двухзначные и буквенные коды

Двухзначный код вида документа используется к примеру в таких формах как:

• справка о доходах и суммах налога физического лица 2-НДФЛ;
• налоговая декларация по форме 3-НДФЛ;
• отчет о движении средств физического лица — резидента по счету (вкладу) в банке за пределами территории РФ;
• декларация по водному налогу.

Буквенный код используется в формах для регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, например в:

• анкете застрахованного лица в ПФР АДВ-1;
• заявлении об обмене страхового свидетельства АДВ-2;
• запросе об уточнении сведений АДИ-2.

Когда подавать?

Так как для сбора некоторых бумаг (например, медицины и справки из полиции) требуется время, рекомендуется начинать их сбор и подготовку заранее. Минимально за 30 рабочих дней.

Тем, кто подает документы по квоте, также необходимо учитывать, что количество квот уменьшается к концу года. Поэтому более ранняя подача заявления дает более высокие шансы на получение РВП. Особенно в регионах, где количество квот изначально невелико. Рекомендуется подавать документы сразу после Новогодних праздников.

Основные документы и требования к ним

В настоящее время на территории РФ действуют следующие формы единого основного документа – паспорта гражданина РФ:

• паспорт образца 1997 года, установленный Указом 232 Президента Российской Федерации;
• паспорт с гражданством СССР, выданный в установленном законом порядке в период существования СССР, который, хотя и подлежит замене, но является полноценным эквивалентом паспорта образца 1997 года. Дело в том, что Закон о гражданстве РФ не предусматривает ограничения срока действия паспорта в зависимости от его формы;
• паспорт гражданина РФ, выданный в установленном законом порядке и действовавший до 1.07.2002 года.

Следует уточнить, что действительность паспорта, вне зависимости от его формы, зависит от двух факторов, а именно:

• отсутствия не предусмотренных законом записей или отметок в паспорте;
• степени сохранности и читаемости паспорта.

Поврежденный паспорт, а равно паспорт, содержащий в себе неустановленные записи, будет считаться недействительным.

Приравнены на определенный срок по юридической значимости к паспорту гражданина РФ:

• удостоверение личности моряка. Так, паспорт моряка в равной степени действителен в пределах РФ и приравнен к заграничному паспорту за рубежом в соответствии с Постановлением № 628 Правительства РФ от 18.08.2008 года;
• свидетельство о рождении для детей в возрасте до 14 лет, в соответствии с Законом РФ «Об актах гражданского состояния»;
• военное удостоверение личности для офицеров, прапорщиков и мичманов флота, находящихся на воинской службе;
• военный билет, выдаваемый солдатам, сержантам и старшинам срочной службы или служащим по контракту;
• справки формы № 2П, выдаваемые на период оформления паспорта.

Куда обращаться

Есть три варианта:

• обратиться в миграционное подразделение МВД;
• оформить паспорт через «Мои документы» (МФЦ);
• подать заявку через «Госуслуги».

На 2021 год через сайт Госуслуг не принимают заявления в случае оформления паспорта при достижении 14 лет и при вступлении в гражданство РФ. Таким заявителям нужно обращаться только в МВД или МФЦ.

Размер госпошлины

Заплатить за услугу нужно 300 рублей. Исключения составляют ситуации, когда паспорт был испорчен (например, порван, залит напитком), украден, либо утерян. В этих случаях госпошлина будет в разы выше — 1500 рублей.

Документы иностранцев

Иностранные граждане, находящиеся или въезжающие на территорию РФ, должны обладать один из следующих документов:

• паспортом международного образца своей страны. Для граждан государств, имеющих с РФ упрощенный режим пересечения границ, достаточно внутреннего паспорта;
• дипломатическим паспортом международного образца, если деятельность иностранного гражданина связана с дипломатическим или консульским представительством;
• паспортом гражданина СССР в случае, если иностранец является гражданином одной из республик бывшего СССР и законно проживает на территории РФ;
• разрешением на временное проживание на территории РФ;
• видом на жительство в РФ;
• удостоверением о присвоенном статусе беженца или о предоставлении убежища на территории РФ.

Что такое налоговый вычет

Каждый налогоплательщик, который получает доход и выплачивает НДФЛ по ставке 13%, вправе претендовать на льготную компенсацию в случае произведения определенных расходов.
Вычет — это сумма льготы, на которую уменьшается налогооблагаемая база гражданина. Оформляют ее только те граждане, которые являются резидентами РФ и получают доход, облагаемый НДФЛ. Все заработанные средства, которые подлежат налогообложению по общему правилу, уменьшаются на сумму годового подоходного налога. В результате получится сниженная налогооблагаемая база. Также граждане вправе подать заявление в территориальную ИФНС о компенсации доли излишне уплаченного НДФЛ.

Гражданин вправе получить льготу как посредством материальной компенсации от территориальной ФНС, так и у работодателя, предоставив необходимые документы для возврата налога и заявление для оформления возврата. Зачастую в перечень документов входят разного рода подтвердительные регистры — различные свидетельства и уведомления.

Получают льготу только резиденты РФ, доход которых облагается ставкой 13%. Те работники, которые освобождены от уплаты налогов или выплачивают НДФЛ по иным ставкам (например, 6%, 9%, 15%, 30%), не вправе оформлять вычеты за отчетный год.

Регламентирует правила возврата денег гражданам НК РФ.

Является ли водительское удостоверение документом, удостоверяющим личность

Чисто юридически водительское удостоверение является лишь документом, подтверждающим право его обладателя управлять транспортным средством.

Однако, в соответствии с Постановлением ГКПИ 06-1016 ВС РФ, водительское удостоверение имеет двоякую функцию, а именно:

• подтверждение права управления ТС;
• подтверждение личности владельца водительского удостоверения.

Однако существует ряд ведомственных ограничений по гражданскому обороту водительского удостоверения.

Например, в соответствии с Положением ЦБ РФ, актами МИД и МВД РФ, исключено проведение любых банковских операций по водительскому удостоверению.

Как правильно вести

Сформировать папку один раз и навсегда не получится. Информацию рекомендуется своевременно обновлять. А делать это разрешается только по письменному заявлению сотрудника. По своей инициативе кадровик никакие коррективы вносить не вправе.

Выдавать папку кому-либо отдел кадров вправе только по приказу руководителя. Причем касается это и того, на кого оно заведено. Ознакомиться с материалами сотрудник вправе в любое время, а вот выносить их за пределы кабинета без соответствующего разрешения руководства нельзя.

Документы, не удостоверяющие личность

Не являются удостоверением личности любые документы, выдаваемые в связи с профессиональной или иной деятельностью гражданина, например:

• студенческие билеты и зачётные книжки;
• пенсионные удостоверения, справки об инвалидности, удостоверения ветерана, инвалида, почётного донора;
• трудовые книжки;
• загранпаспорта;
• свидетельства о браке и о расторжении брака;
• профессиональные удостоверения, например, удостоверения адвоката, работника ФСБ, полиции, госслужащего или члена РАН.

Не могут служить удостоверением личности также:

• копии паспортов, в том числе и заверенные нотариально;
• справки об освобождении. Предел их действия – это предоставление в паспортный стол для получения основного документа.

На работу впервые в жизни

Если гражданин не был официально трудоустроен, то его первый работодатель вправе потребовать от него только удостоверение личности. Диплом и военный билет понадобятся только в тех случаях, когда работа требует специальной подготовки, а сам соискатель военнообязанный. Остальные документы будут оформлены для сотрудника работодателем после заключения трудового договора:

• трудовая книжка – в течение 5 дней после трудоустройства;
• СНИЛС – в течение нескольких недель, необходимых для выпуска карточки (до месяца).

ВАЖНО! Рекомендации по оформлению первичной трудовой книжки в 2020 г. от КонсультантПлюс доступны по ссылке.

Каких медицинских специалистов нужно пройти

Основным является заключение терапевта (врача общей практики), а для него, в свою очередь, могут понадобиться мнения других докторов. В разных медучреждениях различный перечень, «минимумом» является посещение:

• окулиста;
• нарколога;
• психолога.

Иногда также просят записаться к:

• хирургу;
• ЛОРу;
• неврологу.

Также может быть назначено ЭКГ и в качестве дополнительного исследования – ЭЭГ.

Следует отметить, что водители должны ответственно относиться к собственному здоровью и добросовестно пройти медицинскую комиссию. Это защищает от несчастных случаев на дороге, произошедших в связи с различного рода заболеваниями.

Особенности заполнения заявления

Есть еще один более прогрессивный способ заполнить бланк, не требующий выстаивания очередей. Для этого следует зарегистрироваться на сайте «Госуслуги» и подать заявку в электронном виде. Все поля полностью аналогичны, поэтому их заполнение не составит труда. Преимуществом является то, что можно назначить точную дату и время, когда прийти на экзамен в ГИБДД с оригиналами. Это значительно экономит ресурсы.

При внесении своих персональных данных внимательно следите за тем, чтобы они были достоверными. В обратном случае документация не будет принята.

Какие документы необходимы для получения прав: образец и бланк заявления

Так выглядит стандартная форма:

Если вы решили ее распечатать или взяли лист в отделении, то можете увидеть, что напечатанная часть расположена на двух сторонах. Однако заявитель заполняет только лицевую. На обратной сведения будут внесены инспекторами.

Какая информация потребуется для заполнения:

• реквизиты того учреждения, в которые обращается автолюбитель;
• персональные сведения – фамилия, имя и отчество (при наличии), дата рождения, а также место проживания;
• паспортные данные – серия и номер, число выдачи и отделение, где был сделан паспорт;
• основной текст без изменений. Важно в нем подчеркнуть причину, по которой происходит оформление ВУ. Это может быть замена или окончание подготовительных курсов;
• перечисление того, какие документы необходимы для получения водительского удостоверения и приложены к заявлению;
• название учебного учреждения, где автолюбитель проходит курсы по вождению;
• категория транспортного средства;
• подпись с расшифровкой, дата подачи заявки.

Дополнительно внизу страницы остается место, которое заполняет сотрудник ГИБДД при принятии обращения.

Образец бланка для скачивания здесь.