Ведение бухгалтерского учета организации предполагает последовательное отражение всех изменений, в том числе касающихся взаимодействия с товарно-материальными ценностями. Своевременное принятие на баланс позволяет фиксировать дальнейшие операции с теми или иными объектами, квалифицированными в качестве собственности учреждения, и обеспечивает условия для контроля за их сохранностью. Методические указания, утвержденные приказом Министерства финансов № 91Н от 2003 года, содержат определение понятия инвентарный номер и определяют правильный порядок его присвоения.
Общее представление
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.
Нормативная база
Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.
Номерная структура
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Из чего состоит и как формируется кадастровый номер объекта недвижимости?
Территория России делится на кадастровые округа, которые делятся на районы, которые в свою очередь делятся на кварталы, в границах которых и располагаются объекты недвижимости. Всем единицам кадастрового деления присваиваются учетные номера и наименования.
Так вот кадастровый номер – это совокупность учетных номеров единиц кадастрового деления и порядкового номера объекта, разделенных между собой знаками двоеточия.
Давайте обратимся к конкретному примеру, чтобы визуализировать структуру кадастрового номера. Итак, земельный участок, расположенный по адресу: Московская область, г.о.г. Подольск, ул. Кирова, д. 4 имеет кадастровый номер 50:55:0030221:3 где: 50 – номер кадастрового округа, в нашем случае это Московская область; 55 – номер кадастрового района в округе, а именно г.о.г. Подольск; 0030221 – номер кадастрового квартала в округе; А вот 3 – это непосредственно порядковый номер участка в кадастровом квартале. Кстати, если объект недвижимости снят с кадастрового учета, его кадастровый номер не может быть передан другому объекту, т.е. его повторное использование – исключено.
Как не нужно присваивать инвентарные номера: примеры ошибок
Нарушение стандарта, как правило, негативно сказывается на общих процессах учета, а в отдельных случаях может стать причиной проблем с проверяющими и контролирующими ведомствами. Четкость кодификации представляет особую значимость в рамках деятельности государственных и муниципальных учреждений, а также подведомственных структур — даже одно неверно указанное кодовое значение способно нарушить порядок строгой отчетности и стать причиной применения дисциплинарных мер.
Поводом для ошибок обычно служит недостаточный уровень квалификации — далеко не все ответственные сотрудники на самом деле знают, как правильно поставить инвентарные номера на основные средства, и с какой суммы они присваиваются. Среди распространенных проблем стоит выделить:
- Несоблюдение правил учетной политики и корректировка номерной структуры.
- Некачественная маркировка, делающая идентификацию затруднительной.
- Решение об отказе от физической нумерации ввиду мнимого отсутствия возможности.
- Принятие на баланс ценностей и активов, не соответствующих базовым критериям.
Во избежание подобных ситуаций рекомендуется строго придерживаться правил, определяющих необходимость присутствия специальной комиссии во время распределения инвентарных номеров объектов — это гарантирует соблюдение стандартов, и уменьшает вероятность возникновения ошибок.
Что именно подлежит учету
Идентификаторы применяются для регистрации следующих видов собственности организации:
- Основные средства (ОС) — имущественные ценности предприятия, обладающие определенной стоимостью, находящиеся в эксплуатации свыше 12 месяцев, и используемые с целью реализации производственных задач.
- Нематериальные активы (НМА) — продукты, являющиеся результатом интеллектуальной деятельности, включая товарные знаки, проектные документы и разработки, а также другие элементы, не обладающие собственной материальной формой.
- Непроизводственные объекты — природные ресурсы, формирующиеся естественным путем.
Порядок присвоения инвентарных номеров ТМЦ и основным средствам исключает из обязательного учета любые виды имущества стоимостью менее трех тысяч рублей, и определяет ряд требований, соблюдение которых позволяет организовать контроль должным образом:
- Отсутствие дублированных значений.
- Порядковая нумерация.
- Нанесение в присутствии комиссии.
- Фиксация в учетном журнале.
Для технически сложных, состоящих из нескольких функциональных частей объектов, маркировка осуществляется на каждом элементе структуры.
Понятие
Вообще-то, придавать чрезмерное внимание шифрам не следует, но понять принцип нужно обязательно каждому, чтобы быть в курсе, как формируется нумерация в ГКН теперь, и ее отличие от идентификационной символики более раннего периода.
Условные коды давались объектам при оформлении прав собственности в период с 1992 г. по 2000 г., эти обозначения также действительны, и за них несут ответственность органы, их присвоившие.
Где он указывается? Такую комбинацию цифр вносили с 1992 по 2000 г. в свидетельства о праве собственности на квартиры, дома, именно в правоустанавливающих документах и указан условный шифр из 6-ти или 7-ми групп знаков.
О том, как найти кадастровый номер здания, сооружения или помещения по адресу, вы можете узнать на нашем сайте.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Примеры и образцы документов
Для фиксации принятого на баланс имущества используются специальные журналы. Стандартная форма, размещаемая на титульном листе инвентарной книги, предусматривает указание информации о предприятии, а также личных данных сотрудника, ответственного за ведение БУ. Начиная со второй страницы, ведется таблица, в которую по мере поступления вносятся сведения о каждом новом объекте:
- Порядковая и инвентаризационная нумерация.
- Полное номенклатурное наименование.
- Документ, выступающий основанием.
- Дата постановки на баланс.
- Первоначальная стоимость и амортизация.
- Срок полезной эксплуатации.
Регистрация перемещений осуществляется с помощью отдельной карточки, на которой также указываются происходящие с ТМЦ изменения.
Ответственность за заполнение и подписание документации возлагается на бухгалтерию. Для крупных организаций рекомендуется использование специализированного программного обеспечения — решения по мобильной автоматизации, предлагаемые , заметно упрощают рутинные процессы и облегчают ведение инвентаризационного учета.
Кадастровый
Процесс присвоения ГКН берет начало с 2001 года. Ранее учет велся только по условной нумерации.
Кадастровый номер —, уникальный идентификатор недвижимого объекта, который присваивается после его регистрации в Росреестре и заносится в кадастровый паспорт. Числовые значения подбираются по специальному принципу.
Его цифры также содержат определенную информацию, а именно:
- Первая группа имеет обозначение кадастровых округов, на которые делится вся площадь страны. В основном они соответствуют территории субъектов. По округу можно узнать регион, где находится имущество.
- Кадастровый район —, подразделение округа.
- Третья группа цифр дает сведения о квартале внутри округа.
- Номер объекта имущества.
С помощью такого способа кодирования ведется учет зданий и участков. Если недвижимость не имеет кадастрового идентификатора, то его необходимо присвоить. Такой номер закрепляет за объектом и его собственником правовой статус.
Чтобы получить новый кадастровый номер необходимо подать в госорганы следующий пакет документов:
- Заявление. В нем содержится информация о прекращении права собственности на недвижимость, которое имело зарегистрированный ГКН.
- Заявление с просьбой провести процедуру регистрации нового имущественного объекта. Если осуществляется крупная перепланировка, то проект реконструкции должен быть согласован. В противном случае придется заплатить большой штраф.
- Паспорт владельца имущества.
- Платежный документ, подтверждающий уплату госпошлины. До момента оформления нового технического паспорта и присвоения ГКН, объект будет находиться на стадии реконструкции и не иметь статуса.
Кадастровый номер меняется в очень редких случаях.
Пример составления
В распоряжение ОАО «Строитель» поступила компьютерная техника — устройство МФУ, выданное подразделению, имеющему порядковый идентификатор 13. Последний предшествующий код, зафиксированный в реестре — 0506. Указанный объект в рамках БУ относится к категории «Машины и оборудование», что позволяет присвоить ему номерное значение 13050634122, где:
- 13 — отдел предприятия;
- 0506 и 34 — синтетический и аналитический кодификаторы;
- 122 — последовательность по порядку.
Какую информацию содержит?
Что можно узнать по старому реестровому шифру?
Как видно примера, специалист легко прочтет сведения, зашифрованные в комбинации.
По книгам, в которых велись записи регистрируемых квартир, домов, комнат, можно проверить, о каком именно имуществе идет речь, то есть идентифицировать его.
Первые две группы знаков содержат привязку к месту нахождения добра, средняя группа поведает, в каком году была сделана запись в книге регистрации под определенным номером, где занесена информация по порядку под цифровым сочетанием, соответствующим последним символам.
Алгоритм формирования учетной политики
Локальные акты, регламентирующие, кто и как должен присваивать инвентарные номера основным средствам, предусматривают наличие понятных инструкций по заполнению. В записях указываются:
- Количество и типы используемых знаков.
- Правила определения значений и последовательность их добавления.
- Порядок маркировки специфических объектов.
Регламент должен быть исчерпывающим, исключая возможность произвольного принятия решений, затрудняющих последующую идентификацию, и способных привести к ошибкам в процессе ведения бухгалтерского учета. Оптимальный вариант — использование автоматизированных программных шаблонов, заметно упрощающих контроль и формирование отчетности.
Изменения инвентарных номеров основных средств
Учетная политика предприятия также определяет положения, которыми ответственные сотрудники руководствуются в случае возникновения вопросов, связанных с необходимостью корректировки порядковой нумерации. Как правило, присвоенный идентификатор остается неизменным на протяжении всего цикла эксплуатации объекта, однако в случае выявления ошибки следует придерживаться стандартного протокола, утвержденного локальным актом.
Инвентаризационная комиссия
Документация, оформляемая в ходе внесения согласованных изменений, содержит перечень исправлений и утверждается специальной группой. Образец формы указывается в приложении к учетной политике. В типовой список фиксируемых данных входят:
- номенклатурная характеристика;
- сведения о корректировке;
- должность и Ф.И.О. ответственного лица.
Подписанный документ является основанием для смены регистрационного номера.
Отличие кадастрового номера от условного номера, в чем разница?
Визуально очень легко отличить условный номер от кадастрового: так разделителями цифровых кодов в кадастровых номерах служат двоеточия, а в условных – слэш (косая черта) и дефис. Также отличаются и правила присвоения (формирования) данных идентификаторов: если кадастровый номер отображает кадастровое деление страны, то условный – формировался на основании:
- номера субъекта РФ;
- трехзначного номера подразделения территориального органа (который принял решение о регистрации);
- года, в котором сделана запись регистрации;
- и через дефис указывался порядковый номер такой записи.
Причем у объектов капитального строительства условный номер, как правило, совпадает с номером записи регистрации.
На сегодняшний день, ввиду слияния трех служб (регистрация, кадастр и БТИ) в одну (Росреестр) абсолютно все объекты недвижимости, сведения о которых вносятся в Росреестр, наделяются именно кадастровыми номерами. И несмотря на то, что новые условные номера больше не формируются, ранее присвоенные свою юридическую силу не потеряли и сведения о них до сих пор хранятся в ЕГРН.
Наименования основных средств
Положения п. 13 методической инструкции № 157н предписывают использование русского языка для отражения названий ОС организации. Объекты, в отношении которых действуют требования об обязательной государственной регистрации, должны именоваться в соответствии с данными, представленными в сопроводительной документации. Так, к примеру, транспортное средство, в техническом паспорте которого приводится обозначение «ВАЗ-2110», не может быть поставлено на учетный баланс предприятия с упрощенным наименованием «Лада».
Инвентаризационные номера отдельных помещений
Регистрационные правила, применяемые в отношении недвижимости, предписывают самостоятельную инвентарную идентификацию объектов с различным функциональным предназначением, даже в тех случаях, когда они находятся на территории одного здания. Исходя из порядка, определенного ЕГРП, основанием в данном случае выступает кадастровый документ. В названии указываются характеризующие данные, такие как литера, крыло, этаж, и т. п.
Регистрация оргтехники
Материальные активы, относящиеся к категории технических средств, будь то бытовое или цифровое оборудование, инструменты, сложные приборы и устройства, принимаются к учету в соответствии со следующим регламентом:
- Наименование типа и марки приводится полностью, без использования аббревиатур и сокращений, аналогично сведениям, указанным в сопроводительных документах.
- Оригинальные бренды на английском или ином языке вносятся соответственно их написанию в паспорте.
- В карточке ОС фиксируется полный состав, серийная и заводская нумерация, в том числе отдельные кодификаторы, используемые для обозначения составных частей.
Проведение перерегистрации
Замена условных номеров на кадастровые стала необходима в связи с автоматизацией учетного процесса и появлением новых требований к системе кодирования объектов недвижимости. Присвоение новых номеров началось давно.
Некоторые граждане целенаправленно обращаются за перерегистрацией, другие вынуждены менять номер в процессе совершения разных сделок с имуществом.
Первым делом собственность вносят в учетную систему, далее присваивают ГКН и выдают паспорт. Сведения заносятся на основании межевания, географических координат объектов и технических характеристик. После чего имущество регистрируют под ГКН, с сохранением исторических данных.
Ранее присвоенный условный номер не исчезает. Он выступает в качестве справочной информации.
ВАЖНО! Зная указанные номера, на портале госуслуг Росреестра можно самостоятельно узнать всю информацию об объекте (адрес, технические данные). Поиск недвижимости можно проводить не только по кадастровому шифру, но и по условному, а также по почтовому адресу.
Если нет возможности воспользоваться интернетом, то можно лично обратиться в офисы филиала Росреестра и сделать запрос.
Условный и кадастровый номера должны соответствовать определенному объекту недвижимости. Определить это можно сверив указанные в свидетельстве на недвижимость данные об идентификаторах. Если обнаружены ошибки или другие несоответствия, то нужно обратиться с письменным заявлением в госорганы об их устранении.
Маркировка основного средства для инвентаризации
В соответствии с рекомендациями Министерства финансов, для нанесения идентификационных обозначений допускается использование различных методов:
- крепление жетона с номером или штриховым кодом;
- изображение с помощью краски, перманентного маркера или корректора;
- наклеивание специальных этикеток или гравировка поверхности.
Выбор подходящего способа зависит от доступных ресурсов, а также специфики хранения и эксплуатации ОС. Основное требование — различимость и надежность маркировки, с помощью которой осуществляется сверка во время проведения инвентаризации.
Какие учетные документы должны храниться на предприятии
Перечень документации, обязательной для сохранения, зависит от специфики объекта:
- Свидетельства о прохождении государственной регистрации — для недвижимости и транспортных средств.
- Технические паспорта — для сложного производственного оборудования, цифровой техники, бытовых приборов.
- Гарантийные сертификаты — для основных средств, эксплуатация которых предусматривает наличие определенного периода, допускающего замену и ремонт за счет поставщика или производителя.
Для последнего случая также актуально отражение установленных сроков в карточке объекта, с указанием уже произведенных ранее внеплановых работ. Подобный подход упрощает контроль и ведение учета, и позволяет своевременно определить потенциальные затраты, связанные с выходом из строя эксплуатируемого оборудования.
Что такое условный номер объекта недвижимости?
Учет недвижимости по объективным причинам велся всегда, правда в разные времена по-разному, причем по-разному даже для разных видов объектов. Так с приходом в нашу страну приватизации и «на коленках» издаваемого земельного законодательства появилась необходимость идентификации наделов с помощью кадастровых номеров. В свою очередь объекты капитального строительства (здания, строения, сооружения) наделялись так называемыми условными номерами. Ввиду крайне недоработанного земельного законодательства (до сих пор ежегодно выходят новые поправки и нормативные правовые акты) со временем появляется закон о регистрации недвижимости, который определил и сформировал новую процедуру учета. Впоследствии условные номера объектов капитального строительства были упразднены и заменены кадастровыми, более структурированными и последовательными в своем формировании. На данный момент условными номерами могут наделяться земельные участки лишь на схемах расположения и проектах межевания территории, в процессе образования таких участков.
Журнал инвентарных номеров
Для компаний, на балансе которых числится большое количество ОС, а также характерно регулярное движение активов, рекомендуется ведение отдельного документа, учитывающего инвентаризационную нумерацию. Наличие сводного каталога, содержащего сведения о присвоенных и выбывших кодификаторах, способствует оперативному внесению актуальных изменений, и снижает вероятность ошибок.
